Persondata - topbillede

Persondatapolitik

Fra den 25. maj 2018 gælder der nye regler for, hvordan virksomheder, organisationer og offentlige institutioner i EU skal behandle personoplysninger.

Det betyder, at medlemmerne af Foreningen NORDEN bl.a. har ret til at vide, hvilke oplysninger foreningen har om den enkelte, og hvordan vi bruger dem. I henhold til databeskyttelsesloven skal foreningen oplyse foreningens medlemmer om hvad formålet er med indsamling af personoplysninger, og hvor længe oplysningerne opbevares.

Persondatapolitikken beskriver således bl.a.

  • Hvilke personoplysninger vi opbevarer og behandler
  • Hvad formålet er med at have oplysningerne
  • Hvor længe vi opbevarer oplysningerne, og hvornår de slettes.

Medlemmerne behøver ikke selv gøre noget i forhold til de nye regler. Er der spørgsmål til persondata-politikken eller til hvilke personoplysninger vi har om den enkelte, er vedkommende meget velkommen til at kontakte lokalafdelingens bestyrelse.


Disse oplysninger har Foreningen NORDEN om det enkelte medlem

Foreningen NORDEN har persondata på baggrund af indmeldelse og betaling af kontingent. Foreningen har typisk kun oplysninger, medlemmet selv har givet os enten skriftligt eller mundtligt. Vi kan dog også have modtaget oplysningerne fra andre. Vi har typisk følgende oplysninger:

  • navn
  • adresseoplysninger
  • email-adresse
  • telefonnummer/-numre (fastnetnr. og mobilnr.)
  • kontingentkategori

(telefon og mailadresse har vi kun, hvis medlemmet har valgt at oplyse dem).

Foreningen NORDEN indsamler ikke personfølsomme oplysninger, såsom cpr.nr., om medlemmer.

 

Formål

De personoplysninger, der registreres, er dem, der er nødvendig for at administrere medlemmernes medlemskab, f.eks. i forbindelse med opkrævning af kontingent og lignende, samt til brug for foreningskommunikation, herunder at kunne oplyse medlemmerne om arrangementer.

Vi indsamler ikke særskilt samtykke, og må derfor kun behandle og anvende oplysningerne til forannævnte formål.

 

Sådan behandler vi personoplysninger

Der udveksles oplysninger mellem Landskontoret og Fredensborg lokalafdeling.

Medlemskartoteket haves i Foreningen Nordens Landsforenings internetkartotek og det er kun landsforeningen og lokalafdelingens bestyrelse, der har adgang.

Foreningen NORDEN deler ikke personoplysninger med andre, med mindre det er aftalt med medlemmet (i forbindelse med hverv som tillidsmand, ved rejsedeltagelse og lignende).

De opbevarede persondata vil blive slettet, når de ikke længere er nødvendige. Det tilstræbes, at der ikke opbevares oplysninger, der ikke er nødvendige, og Foreningen NORDEN tilstræber derfor, at alle personoplysninger slettes hurtigst muligt, når personoplysningerne ikke længere tjener et formål.

 

Udtrådte medlemmers personoplysninger slettes

En udmeldelse får den konsekvens, at foreningen ikke længere må opbevare eller på anden måde behandle det nu tidligere medlems persondata. Udtrådte medlemmers personoplysninger slettes i medlems-kartoteket efter udløb af det sidste års medlemskab. Når medlemmet er udmeldt, slettes ligeledes oplysningerne fra medlemslister andre steder, hvad enten det er i form af en digital fil, print eller en mailingliste til nyhedsbrev.

Kassereren gemmer og opbevarer dog den nødvendige information og økonomiske oplysninger i fem år i henhold til regnskabsloven.